1Podstawy
Czym jest wirtualne biuro?
To usługa, która daje Twojej firmie prestiżowy adres do rejestracji i korespondencji bez wynajmowania fizycznego lokalu. Pod naszym adresem przy Nowym Świecie 33 zarejestrujesz siedzibę firmy, odbierzemy za Ciebie listy i pisma urzędowe, a w razie potrzeby skorzystasz z sali konferencyjnej. Dla porównania: wynajem tradycyjnego biura w centrum Warszawy to koszt rzędu 2 000–10 000 zł miesięcznie plus media. Wirtualne biuro daje ten sam prestiżowy adres od 27 zł netto/mc.
Dla kogo jest wirtualne biuro przy Nowym Świecie 33?
Dla każdego, kto chce profesjonalnie wyglądający adres bez kosztów wynajmu lokalu: jednoosobowych działalności (które nie chcą ujawniać adresu domowego w CEIDG), spółek z o.o. i innych podmiotów potrzebujących adresu siedziby, firm zdalnych i freelancerów, firm zagranicznych wchodzących na polski rynek oraz startupów, które chcą zacząć od dobrego adresu, nie od drogiego najmu.
Czy mogę zarejestrować spółkę z o.o. pod adresem Nowy Świat 33?
Tak. Pod naszym adresem zarejestrujesz spółkę z o.o. jako jej siedzibę — wpisujesz go do KRS na podstawie podpisanej umowy najmu. Umowę możesz dołączyć do wniosku rejestrowego w systemie S24 lub przedstawić notariuszowi przy zakładaniu spółki. Obsługujemy zarówno nowo zakładane spółki, jak i te, które chcą zmienić adres siedziby. Jeśli spółka jest dopiero w trakcie zakładania, podpisujemy umowę przedwstępną.
Czy adres nadaje się dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)?
Tak — to jedno z najczęstszych zastosowań. Wskazujesz nasz adres jako adres działalności w CEIDG, dzięki czemu Twój adres domowy nie trafia do publicznego rejestru. Korespondencję firmową odbieramy i powiadamiamy Cię e-mailem.
Czy korzystanie z wirtualnego biura jest legalne?
Tak, w pełni legalne. Polskie prawo pozwala zarejestrować firmę pod adresem, do którego masz tytuł prawny — a taki daje Ci nasza umowa najmu. Wirtualny adres możesz wpisać zarówno do CEIDG, jak i do KRS. Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie potwierdzał legalność tego rozwiązania, a urzędy skarbowe akceptują je przy ważnej umowie.
Czy wirtualny adres mogę wpisać do CEIDG i KRS?
Tak — nasz adres wpiszesz zarówno do CEIDG (jednoosobowe działalności), jak i do KRS (spółki). Podstawą prawną jest umowa najmu, którą z nami podpisujesz. Sąd rejestrowy właściwy dla naszego adresu to Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy KRS.
2Start i umowa
Czy mogę załatwić wszystko online, bez wizyty w biurze?
Tak — cały proces jest zdalny. Wybierasz pakiet na stronie, opłacasz usługę i wypełniasz formularz. Umowa generuje się automatycznie: pobierzesz ją od razu lub dostaniesz na e-mail. Podpisujesz elektronicznie albo odręcznie (skan), a z adresu korzystasz po podpisaniu przez obie strony i zaksięgowaniu płatności.
Nie mam jeszcze firmy — czy mogę skorzystać z usługi?
Tak. Podpisujemy wtedy umowę przedwstępną, która pozwala wskazać nasz adres już przy rejestracji firmy. Dokument trzeba podpisać, zanim podasz adres w rejestrach. Po założeniu firmy informujesz nas o tym — wysyłamy link do właściwej umowy najmu na dane nowego podmiotu, jako kontynuację umowy przedwstępnej.
Czy mogę zobaczyć wzór umowy przed podpisaniem?
Tak. Pełną treść umowy udostępniamy do wglądu przed podpisaniem — wystarczy poprosić, a prześlemy wzór.
Jakie dane są potrzebne do przygotowania umowy?
Podstawowe dane firmy lub osoby zakładającej działalność: nazwa firmy i NIP (jeśli firma już istnieje), dane reprezentanta/ów, adres e-mail i numer telefonu. Dla spółek, fundacji i stowarzyszeń dane muszą być zgodne z KRS. Jeśli firma jeszcze nie powstała, umowę przedwstępną przygotowujemy na dane osoby zakładającej.
Jakich dokumentów potrzebuję przy podpisaniu?
Najczęściej żadnych dodatkowych — wystarczy formularz z danymi zgodnymi z CEIDG lub KRS. Dokumenty bywają potrzebne tylko gdy: umowę podpisuje pełnomocnik (potrzebne pełnomocnictwo), dane firmy nie są jeszcze widoczne w rejestrze, nastąpiła zmiana zarządu/nazwy/sprzedaż firmy, lub firma jest w trakcie rejestracji (umowa przedwstępna).
Jak mogę podpisać umowę zdalnie i jakie podpisy akceptujecie?
Nie musisz przyjeżdżać. Dwie drogi: odręcznie (drukujesz, podpisujesz, odsyłasz skan) lub elektronicznie (podpis kwalifikowany, ePUAP itp., możliwy do weryfikacji). Nie akceptujemy podpisu wklejonego jako obrazek ani skanu samego podpisu dodanego do pliku.
Na jaki okres zawierana jest umowa i jaki jest okres wypowiedzenia?
Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, z miesięcznym okresem wypowiedzenia (ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego). Przy podpisaniu wybierasz wariant rozliczenia: miesięczny, roczny lub dwuletni — to wpływa na cenę, nie na charakter umowy.
Mam kilka firm — czy mogę korzystać z jednego adresu dla wszystkich?
Tak, ale każda firma potrzebuje osobnej umowy. Każdy podmiot (spółka, JDG, spółka cywilna, fundacja, stowarzyszenie) musi mieć własną aktywną umowę i opłaconą usługę. Przy większej liczbie firm przygotujemy indywidualną wycenę.
Co jeśli nie zarejestruję firmy w czasie umowy przedwstępnej?
Skontaktuj się z biurem przed upływem terminu. Ustalimy dalsze kroki — np. przedłużenie dokumentu lub nową umowę przedwstępną. Adresu można używać wyłącznie w okresie obowiązywania podpisanej i opłaconej umowy.
3Ceny, płatności i kaucja
Czym dokładnie różnią się pakiety Standard, Gold i Platinium?
Standard (od 27 zł) — adres firmy z umową, obsługa korespondencji do 100 szt., powiadomienia e-mail i 3 h sali konferencyjnej.
Gold (od 57 zł) — wszystko ze Standard plus skanowanie do 200 stron/mc i 5 h sali; najczęściej wybierany.
Platinium (od 157 zł) — wszystko z Gold plus 7 h sali i warszawski numer telefonu z przekierowaniem.
Czy mogę podpisać umowę roczną i płacić niższą cenę co miesiąc?
Nie. Ceny roczne i dwuletnie obowiązują wyłącznie przy płatności z góry za cały okres. Płacąc co miesiąc, obowiązuje standardowa stawka miesięczna. Niższa cena to bezpośredni efekt opłacenia 12 lub 24 miesięcy z góry.
Czy są zniżki przy płatności rocznej lub dwuletniej?
Tak. Im dłuższy okres rozliczenia, tym niższa cena w przeliczeniu na miesiąc. Np. Gold: 97 zł miesięcznie, 77 zł przy płatności rocznej, 57 zł przy dwuletniej. Zniżka naliczana jest przy opłaceniu całego okresu z góry.
Dlaczego pierwsza płatność jest wyższa niż miesięczna cena pakietu?
Pierwsza faktura obejmuje pełny wybrany okres rozliczeniowy oraz ewentualny okres wyrównawczy (część bieżącego miesiąca, jeśli umowa startuje w jego trakcie). Dodatkowo pobierana jest jednorazowa, zwrotna kaucja w wysokości jednomiesięcznego czynszu brutto.
Co to jest okres wyrównawczy?
To część bieżącego miesiąca doliczana do pierwszego rozliczenia, gdy umowa zaczyna się w trakcie miesiąca. Rozliczamy pakiety w pełnych okresach, więc pierwsza faktura obejmuje część bieżącego miesiąca plus pełny okres pakietu.
Czy mogę zmienić pakiet w trakcie trwania umowy?
Tak. Na wyższy pakiet — po kontakcie z biurem i dopłacie różnicy. Na niższy — również możliwe, sprawdzimy aktualny okres rozliczeniowy i poinformujemy, od kiedy zmiana wejdzie w życie.
Czy przy rezygnacji dostanę zwrot za niewykorzystany okres?
Nie — opłata za niewykorzystany okres, zgodnie z regulaminem, nie podlega zwrotowi. Umowę można wypowiedzieć z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca.
Jak mogę zapłacić i kiedy dostanę fakturę?
Płatność przez Przelewy24 lub tradycyjnym przelewem bankowym. Faktura wystawiana jest po zaksięgowaniu płatności, na dane podane przy zawieraniu umowy, i wysyłana elektronicznie.
Po co kaucja, ile wynosi i czy jest zwrotna?
Kaucja to zwrotne zabezpieczenie umowy — jednomiesięczna opłata brutto za wybrany pakiet. Zwracamy ją po zakończeniu współpracy, o ile nie ma zaległości ani innych zobowiązań. Może zostać rozliczona przy zaległych płatnościach, nieuregulowanych opłatach dodatkowych lub bezumownym korzystaniu z adresu.
Co się stanie, jeśli spóźnię się z płatnością?
System automatycznie wysyła przypomnienia. Prosimy o szybkie uregulowanie należności i wpisanie numeru faktury w tytule przelewu. Dłuższe opóźnienia mogą skutkować ograniczeniem usług, a w skrajnym wypadku — wypowiedzeniem umowy.
4Korespondencja i przesyłki
Jak szybko dowiem się o nowej korespondencji?
Powiadomienie wysyłamy na wskazany e-mail w ciągu 24 h od odebrania listu — w praktyce zwykle od razu po jego zarejestrowaniu. Na życzenie prześlemy też zdjęcie koperty.
Czy odbieracie listy polecone i pisma urzędowe (sąd, US, ZUS)?
Tak — odbieramy korespondencję firmową, w tym listy polecone i pisma z sądów, urzędów skarbowych, ZUS itp. Warunek: aktywna umowa i prawidłowe upoważnienie do odbioru, które dostajesz w pakiecie dokumentów przy zawarciu umowy. Nie musisz składać osobnego pełnomocnictwa na poczcie.
Czy ktoś inny może odbierać korespondencję w moim imieniu?
Tak, po wcześniejszym upoważnieniu — jednorazowo (mail z danymi osoby) lub na stałe (formularz). Korespondencję można też odebrać osobiście w godzinach pracy biura (9–17 w dni powszednie).
Czy skanujecie korespondencję?
Tak — skanowanie jest w cenie pakietów Gold i Platinium (do 200 stron/mc). W Standardzie to usługa dodatkowa: 30 zł netto za jednorazowe skanowanie. Skanujemy całą zawartość listu, o ile to technicznie możliwe (poza książkami, katalogami, oprawionymi czy bardzo obszernymi materiałami).
Czy mogę przekierować korespondencję na inny adres?
Tak — wyślemy dalej kurierem lub do paczkomatu InPost. Koszt: wg cennika przewoźnika plus 10 zł netto za przygotowanie przesyłki.
Jak długo przechowujecie listy i co jeśli ich nie odbiorę?
Listy przechowujemy 30 dni od powiadomienia. Po tym czasie mogą być naliczone opłaty za przechowywanie (3 zł/dzień). Nieodebrana po 3 miesiącach korespondencja może zostać zniszczona.
Czy odbieracie paczki?
Tak — standardowe przesyłki kurierskie i pocztowe zaadresowane na firmę z aktywną umową. Nie przyjmujemy przesyłek za pobraniem, przekazów pocztowych, paczek od osób prywatnych, ani przesyłek powyżej 10 kg / 1 metra, łatwo psujących się, niebezpiecznych czy zawierających zwierzęta.
Jak działa awizo?
Na życzenie awizujemy część lub całość korespondencji — nie odbieramy przesyłki, tylko przekazujemy Ci dane nadawcy i numer, żebyś odebrał ją sam na poczcie. Możemy też odebrać awizowaną przesyłkę za Ciebie (usługa dodatkowa). Nie stosujemy podwójnego awiza.
5Sala konferencyjna
Ile godzin sali obejmuje mój pakiet?
W lokalizacji Nowy Świat 33: Standard — 0 h/mc, Gold — 5 h/mc, Platinium — 7 h/mc. Godziny z pakietu wykorzystujesz w godzinach pracy biura, po wcześniejszej rezerwacji. Niewykorzystane godziny nie przechodzą na kolejny miesiąc.
Jak wygląda sala i na ile osób jest przeznaczona?
Sala mieści ok. 8–12 osób, jest wyposażona w Wi-Fi i telewizor do prezentacji — gotowa na spotkania, szkolenia i pracę zespołową. Zdjęcia znajdziesz na stronie lub obejrzysz ją osobiście po kontakcie.
Jak zarezerwować salę i czy mogę dokupić godziny?
Rezerwacja po kontakcie z biurem, minimum 24 h wcześniej. Dodatkowe godziny: 50 zł netto/h w godzinach pracy, 100 zł netto/h poza nimi (rezerwacja min. 48 h wcześniej i przedpłata). Na miejscu dostępny też wydruk/ksero oraz kawa, herbata i woda.
6Lokalizacja i dojazd
Gdzie znajduje się biuro i w jakich godzinach jest czynne?
Biuro mieści się przy ul. Nowy Świat 33 lok. 13, 00-029 Warszawa — w samym centrum, kilka minut od Muzeum Narodowego i ronda de Gaulle’a. Jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–17:00. W tych godzinach odbierzesz korespondencję, skorzystasz z sali konferencyjnej lub obejrzysz biuro osobiście.
Jak dojechać komunikacją miejską?
Autobus: przystanek Foksal (1–2 min), Muzeum Narodowe (3–5 min).
Tramwaj: Muzeum Narodowe (linie 7, 9, 22, 24, 25).
Kolej: Warszawa Powiśle (7–10 min), Warszawa Śródmieście (12–15 min).
Czy jest parking dla klientów?
Nie mamy własnego parkingu, ale w okolicy są płatne parkingi publiczne — m.in. przy ul. Foksal, Ordynackiej i Smolnej.
7Cudzoziemcy, AML i urzędy
Czy obsługujecie obywateli innych krajów?
Tak. Umowę można zawrzeć z osobą zagraniczną, jeśli możliwa jest prawidłowa weryfikacja danych i podpisanie dokumentów — również zdalnie. Czasem prosimy o dodatkowe dokumenty (dokument tożsamości, dane rejestrowe, pełnomocnictwo).
Jakie dokumenty są wymagane do weryfikacji AML i czy można ją zrobić online?
Najczęściej: dokument tożsamości osoby podpisującej, dane/dokument rejestrowy firmy (KRS lub CEIDG), dane beneficjentów rzeczywistych, ewentualnie pełnomocnictwo. Tożsamość można potwierdzić online — podczas krótkiej rozmowy wideo, okazując aktualny dokument.
Czy na podstawie umowy zarejestruję firmę do VAT?
Tak. Umowa potwierdza prawo do korzystania z adresu jako siedziby i adresu korespondencyjnego, co urzędy skarbowe akceptują przy ważnej umowie najmu.
Pod jaki urząd skarbowy będzie podlegać moja firma?
Dla firm zarejestrowanych pod adresem Nowy Świat 33 właściwy jest Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, ul. Williama Heerleina Lindleya 14, 02-013 Warszawa.
Co jeśli urząd zechce przyjść na kontrolę?
Udostępniamy salę konferencyjną na potrzeby czynności kontrolnych. Nie reprezentujemy jednak klienta przed urzędem ani nie prowadzimy obsługi księgowej czy prawnej — w kontroli uczestniczysz osobiście lub przez swojego pełnomocnika/księgową.
8Zmiany danych i zakończenie
Co zrobić, gdy zmieni się nazwa, reprezentant lub zarząd firmy?
Każdą zmianę danych zgłoś niezwłocznie do biura i podpisz formularz zmiany danych. Przy zmianach w KRS/CEIDG prześlij też dokument potwierdzający (odpis z KRS, wpis w CEIDG lub inny dokument urzędowy).
Co jeśli firma używa adresu bez aktywnej umowy?
To niedozwolone. Bez aktywnej umowy nie odbieramy korespondencji, nie wysyłamy powiadomień, a urząd lub sąd może otrzymać informację o braku umowy. Mogą zostać naliczone opłaty za bezumowne korzystanie z adresu. Adres wskazuj w CEIDG/KRS dopiero po zawarciu i opłaceniu umowy.
Jak wznowić usługę po wypowiedzeniu umowy?
Wznowienie jest możliwe w ciągu 14 dni od wypowiedzenia — po uregulowaniu zaległości, opłaceniu usługi za 3 miesiące z góry i opłacie za wznowienie 100 zł netto. Jeśli umowa już się zakończyła i nie ma zaległości, podpisujemy nową umowę.
